Que cela soit pour un changement de logiciel ou pour un rachat de portefeuille, il est préférable de faire une reprise de solde avec des données propres et correctes.
Certains logiciels vous proposent de faire cette reprise comptable eux-mêmes mais cela à un coût. Cependant je vous recommande quand même de faire un nettoyage de vos données avant, cela vous permettra de commencer sur un nouveau logiciel avec une base de données propre et si possible sans erreur.
Je vous propose de découper cette reprise comptable en 3 parties, le nettoyage des données, la saisie de votre portefeuille et la saisie de vos données comptables.
Cette semaine on verra le nettoyage des données.
La toute première chose que je vous conseille de faire est de nettoyer vos données. Quand je parle de nettoyer cela signifie retirer si possible les doublons, vérifier que les données sont exactes (téléphone, mail, adresse, …), vérifier que les dates de début et de résiliations de vos mandats et baux sont bien saisies.
Pour vos mandats résiliés, s’assurer que les dettes locataires ont bien été supprimées, que les crédits locataires ont bien été remboursé, que les factures fournisseurs ont été supprimées et que le solde des différents comptes propriétaires sont soldés. En effet, normalement pour un mandat résilié vous ne devez plus avoir un montant le concernant. Normalement quand vous avez réalisé le dernier CRG vous avez dû faire tout cela, mais c’est toujours bon de le revérifier 😉.
La suppression des doublons
La suppression des doublons permettra d’éviter de reprendre des données en double et possiblement de réaliser des erreurs de saisie. Si vous n’avez pas la possibilité de supprimer les doublons, je vous conseille de les identifier afin de savoir que cela ne doit pas être repris dans le nouveau logiciel.
Par exemple, vous pouvez utiliser l’acronyme NPU avant le texte. NPU signifie Ne Plus Utiliser. Le nom de votre propriétaire pourra être NPU Mr MARTIN François. Ainsi visuellement tout le monde sait que l’on ne doit pas utiliser cette fiche ou ses données car ce ne sont pas les bonnes.
La vérification des données
Concernant la vérification de données, je vous conseille de le faire tous les 1 ou 2 ans pour les locataires et propriétaires qui ne vous contacte pas souvent. Et pour les autres, de le faire quand vous les avez au téléphone pour une demande. Petite astuce :si vous avez un bloc note dans la fiche de la personne (dans le logiciel) préciser dans celui-ci la date de la dernière vérification, cela évite de vérifier 2-3 fois en l’espace de quelques jours ou mois. Si votre logiciel, en le permet pas, vous pouvez créer un fichier Excel partagé avec le nom de vos interlocuteurs (propriétaires, locataire, colocataire, garant, fournisseurs, …) et la date de vérification. Le fait que le fichier soit partagé vous permettra de travailler à plusieurs dessus en même temps.
Par exemple : Date vérification des données le 02/06/2025 ainsi tout le monde sait que les données ont été vérifiées récemment et qu’on n’a pas forcément besoin de redemander confirmation.
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